Wie lege ich eigene Benutzerrollen an?

Neben den vordefinierten Rollen Administrator, Inventarverantwortlicher (in mein_werkzeugkoffer: Werkzeugverantwortlicher) und Mitarbeiter kannst du eigene Rollen anlegen. Für jede Rolle legst du je Recht fest, was Benutzer mit dieser Rolle sehen und tun dürfen. Die Regeln gelten sofort und werden vom Server bei jedem Aufruf geprüft – in der Web-Anwendung genauso wie in der App.

Voraussetzung: Freischaltung für dein Konto

Die Rollenverwaltung wird pro Konto freigeschaltet. Ist sie für dein Konto aktiv, findest du unter Einstellungen den Menüpunkt Rollen. Du siehst ihn nur, wenn deine eigene Rolle das Recht Rollen sehen hat – bei der vordefinierten Rolle Administrator ist das der Fall. Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Rollen sind eigene Rechte im Bereich Rollen. Fehlt der Menüpunkt, ist die Rollenverwaltung für dein Konto noch nicht freigeschaltet. Wende dich in diesem Fall an unseren Support.

Solange die Rollenverwaltung nicht freigeschaltet ist, stehen im Benutzer-Dialog nur die vordefinierten Rollen zur Auswahl.

Eine Rolle anlegen

1. Öffne Einstellungen → Rollen. Die Tabelle zeigt alle Rollen mit Typ (vordefiniert oder individuell) und der Anzahl zugewiesener Benutzer; ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht der Rolle mit allen Rechten.
2. Klicke auf Neue Rolle anlegen. Du startest mit einer Rolle ohne Rechte.
3. Alternativ öffnest du die Detailansicht einer bestehenden Rolle und klickst auf Duplizieren. Die neue Rolle übernimmt alle Rechte der Vorlage, zum Beispiel die des Inventarverantwortlichen, und du passt nur die Abweichungen an.
4. Vergib einen Namen. Der Name muss eindeutig sein.
5. Lege die Rechte fest (siehe unten).
6. Klicke auf Speichern.

Rechte und Stufen festlegen

Die Rechte sind nach Bereichen gruppiert, zum Beispiel Inventar, Empfänger, Benutzer, Lager, Inventur oder Datenimport / Export; über das Menü links springst du direkt zu einem Bereich. Jeder Bereich hat eine Tabelle mit den Spalten Sehen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen. Die erste Zeile enthält die Grundrechte des Bereichs selbst, zum Beispiel Inventar sehen, anlegen, bearbeiten und löschen. Darunter folgen Zeilen für einzelne Funktionen des Bereichs mit denselben vier Spalten – im Bereich Inventar zum Beispiel Reservierungen, Terminerinnerungen, QR-Codes und NFC, Dokumente und Bilder, interne Dokumente, kaufmännische Daten, Historie, Notizen, Probleme melden und Problemmeldungen verwalten. Enthält eine Zeile nicht alle vier Rechte, bleibt die Spalte leer: QR-Codes und NFC kennen nur Zuweisen und Entfernen, interne Dokumente und die Historie nur Sehen, Probleme melden nur Anlegen. Das Lösen einer Problemmeldung gehört zur Zeile Problemmeldungen verwalten (Spalte Bearbeiten). Alle weiteren Rechte des Bereichs stehen ganz unten in der Spalte Weitere Rechte, jeweils mit einer kurzen Beschreibung. Im Bereich Prüfungen heißt die Zeile Prüfvorlagen (Sehen, Anlegen, Bearbeiten, Löschen), darunter steht Prüfergebnisse erfassen. Der Bereich Abläufe hat die Zeilen Ablauf-Vorlagen (Sehen, Anlegen, Bearbeiten, Löschen) und Ablaufprotokolle (Sehen). Importe, Exporte, das Massen-Update und der Import von Prüfdaten sind gesammelt im Bereich Datenimport / Export. Der Bereich Verwaltung enthält das Recht E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Im Bereich Inventar stehen unter Weitere Rechte auch Globale Suche in der App (die App liefert alle Inventare, auch wenn Inventar sehen nicht auf Alle steht) und Weitergabe an Benutzer per Auswahl (Weitergabe in der App über eine Empfängerliste statt nur per QR-Code). Je nach Recht legst du die Berechtigung unterschiedlich fest:

• Rechte mit Stufen (z. B. Inventar sehen, Reservierungen bearbeiten): Du wählst eine Stufe. Keine verbietet die Aktion. Eigene erlaubt sie nur bei eigener Beziehung zum Objekt, etwa bei zugewiesenem Inventar oder eigenen Reservierungen. Ausgewählte Lager erlaubt sie für alle Objekte in den Lagern, die du direkt in der Rolle auswählst – unabhängig davon, ob der Benutzer dort als Lagerist eingetragen ist; eigene Objekte sind wie bei Eigene eingeschlossen. Zugewiesene Lager erlaubt sie für alle Objekte in Lagern, in denen der Benutzer als Lagerist eingetragen ist. Alle erlaubt sie für alle Objekte des Kontos innerhalb der sichtbaren Geschäftsbereiche. Was Eigene genau bedeutet, hängt vom Recht ab: bei Inventar das mir zugewiesene Inventar, bei Terminerinnerungen die Termine an mir zugewiesenem Inventar, bei Reservierungen, Notizen und Problemmeldungen die Einträge an mir zugewiesenem Inventar und die von mir selbst angelegten Einträge, bei Inventuren die Listen, denen ich als Helfer zugewiesen bin, bei Ablaufprotokollen die Abläufe, an denen ich beteiligt bin. Die Basisdaten eines Inventars bleiben sichtbar, auch wenn es jemand anderem zugewiesen ist, zum Beispiel nach dem Scannen eines QR-Codes. Bereiche, für die das Recht fehlt, blendet die Detailansicht aus. Auch kaufmännische Daten, Historie, Notizen und Problemmeldungen haben diese Lager-Stufen. Die Lager-Stufen gelten auch für das Ziel einer Aktion: Inventar lässt sich nur in einem Lager anlegen oder dorthin duplizieren, für das Inventar anlegen gilt, und Lager umbuchen bietet nur Lager an, für die das Recht zum Umbuchen gilt.
• Lager in der Rolle auswählen: Wählst du bei einem Recht mit Lagerbezug die Stufe Ausgewählte Lager, erscheint darunter ein Feld, in dem du ein oder mehrere Lager auswählst. Mindestens ein Lager ist erforderlich – sonst lässt sich die Rolle nicht speichern. Beim Anlegen von Reservierungen (einzeln, über Sets, Mengeninventar, Verbrauchsmaterial, Sammel-Reservierung oder die externe Schnittstelle) prüft der Server, dass das betroffene Inventar bzw. der gewählte Lagerbestand in einem der ausgewählten Lager liegt.
• Ausgeben und Zurücknehmen: Hier wählst du zwischen Keine, Lagerregeln und Alle Lager. Mit Lagerregeln gelten die gewohnten Regeln der Lager: In verantworteten Lagern darf uneingeschränkt gebucht werden, in Selbstbedienungslagern nur an sich selbst, und eigenes Inventar darf zurückgegeben oder weitergegeben werden. Alle Lager hebt diese Regeln auf. In den Übersichten erscheinen Zuweisen und Zurücknehmen mit der Stufe Lagerregeln nur, wenn du für ein Lager verantwortlich bist oder Zugriff auf ein Selbstbedienungslager hast.
• Ja/Nein-Rechte (z. B. Daten importieren, interne Dokumente sehen, Lager anlegen): Du setzt oder entfernst den Haken bei Erlaubt.
• Empfänger-Rechte (Empfänger sehen, anlegen, bearbeiten, löschen, archivieren, QR-Codes für Empfänger, Empfängerdokumente) und Reservierungen für fremde Empfänger: Du wählst zwischen Keine, Ausgewählte Empfängertypen und Alle Empfängertypen. Bei Ausgewählte Empfängertypen erscheint ein Feld, in dem du die Typen auswählst, zum Beispiel nur Mitarbeiter und Fahrzeuge. Für die vordefinierten Rollen entspricht diese Auswahl dem Stand, der zuvor in den Systemeinstellungen gewählt war. Empfängerbilder werden über das Recht Empfänger bearbeiten gesteuert. Ohne das Recht Empfänger sehen gibt es weder den Menüpunkt Empfänger noch die Empfängerübersicht oder einzelne Empfängerseiten, auch nicht die eigene. Sich selbst kann ein Benutzer in Buchungsdialogen trotzdem als Empfänger wählen.
• Reservierungen: Die Zeile Reservierungen regelt, für welches Inventar (nach Lagern) Reservierungen angelegt werden dürfen und welche Reservierungen sichtbar, änderbar und löschbar sind. Bei Sehen, Bearbeiten und Löschen bedeutet Eigene die selbst angelegten Reservierungen, höhere Stufen schließen die Reservierungen anderer Benutzer ein. Für wen reserviert werden darf, legen zwei weitere Rechte fest: Reservierungen für sich selbst erlaubt Reservierungen auf den eigenen Namen, Reservierungen für fremde Empfänger mit seinen Empfängertypen erlaubt Reservierungen im Namen anderer Empfänger.
• Abläufe durchführen ist kein eigenes Recht: Welche Abläufe jemand durchführen muss oder darf, ergibt sich aus der Ablauf-Vorlage. Durchführen lässt sich ein Ablauf an Inventar, mit dem du zu tun hast: an Inventar, das du sehen darfst, an Inventar in Lagern, in denen du ausgeben oder zurücknehmen darfst, und an Inventar einer offenen Übergabe, an der du als Absender oder Empfänger beteiligt bist. Wer einen Ablauf durchführen darf, kann ihn auch ohne das Recht Ablaufprotokolle sehen öffnen. Der Bereich Übergabe-Anfragen regelt das Sehen und Verwalten offener Übergaben, Rückgaben und Sammelbuchungen.

Ein Beispiel: Du möchtest eine Rolle „Lagerist“, die alles darf, was ein Inventarverantwortlicher darf, aber kein Inventar löschen. Lege die Rolle als Vorlage vom Inventarverantwortlichen an und setze das Recht Inventar löschen auf Keine.

Ein zweites Beispiel: Eine Rolle „Reservierung Hauptlager“ soll Reservierungen nur für Inventar aus dem Hauptlager anlegen dürfen. Setze in der Zeile Reservierungen das Recht Anlegen auf Ausgewählte Lager und wähle das Hauptlager aus. Benutzer mit dieser Rolle können dann kein Inventar aus anderen Lagern reservieren.

Eine Rolle einem Benutzer zuweisen

Die Rolle weist du im Benutzer-Dialog zu: Öffne Einstellungen → Benutzer, wähle den Benutzer und klicke auf Bearbeiten. Im Feld Rolle stehen die vordefinierten und deine eigenen Rollen zur Auswahl. Nach dem Speichern gilt die neue Rolle sofort. In der Rollenübersicht zeigt die Spalte Zugewiesene Benutzer zu jeder Rolle, wie viele Benutzer sie haben.

Vordefinierte Rollen anpassen

Die Rechte der vordefinierten Rollen kannst du ebenfalls ändern: Öffne die Detailansicht der Rolle und klicke auf Bearbeiten. Umbenennen oder löschen kannst du sie nicht. Achte beim Anpassen darauf, dass mindestens eine Rolle die Rechte Rollen sehen und Rollen bearbeiten behält – sonst kann niemand mehr Rollen bearbeiten.

Eine Rolle löschen

Eigene Rollen löschst du in der Detailansicht der Rolle über Löschen. Das ist nur möglich, wenn die Rolle keinem Benutzer mehr zugewiesen ist. Weise den betroffenen Benutzern vorher eine andere Rolle zu.

Wie wirkt sich eine Rolle in der Oberfläche aus?

Die Web-Anwendung richtet sich nach den Rechten der Rolle: Menüpunkte, Buttons, Tabellenspalten und Detailbereiche erscheinen nur, wenn die Rolle das jeweilige Recht hat. Fehlt zum Beispiel das Recht Kaufmännische Daten sehen, wird der Bereich in der Detailansicht ausgeblendet; ohne Historie sehen fehlt der Reiter mit den Änderungen; ohne Inventar anlegen gibt es keinen Button zum Anlegen. Bei Rechten mit Lagerstufe gilt das je Gegenstand: Mit der Stufe Zugewiesene Lager siehst du Bearbeiten, Statuswechsel oder Lager wechseln nur bei Inventar aus Lagern, in denen du als Lagerist eingetragen bist, mit Ausgewählte Lager nur bei Inventar aus den gewählten Lagern. Verwaltungsseiten wie Benutzer, Kategorien, Lager und Standorte oder Systemeinstellungen zeigt das Menü nur, wenn die Rolle dort mindestens etwas anlegen, bearbeiten oder löschen darf. Rufst du eine solche Seite trotzdem direkt über die Adresszeile oder einen gespeicherten Link auf, zeigt die Anwendung „Zugriff verweigert“; das gilt ebenso für Inventur, Berichte, Dispolisten, Datenimport und das Anlegen von Inventar. Das Dashboard sehen Benutzer, deren Rolle mehr als nur das eigene Inventar sehen darf; alle anderen starten in der Inventarübersicht. Änderungen an einer Rolle wirken nach dem nächsten Laden der Anwendung.

Was passiert, wenn die Freischaltung endet?

Deine eigenen Rollen bleiben gespeichert. Solange die Rollenverwaltung nicht freigeschaltet ist, arbeiten Benutzer mit einer eigenen Rolle mit den Rechten der vordefinierten Rolle, die als Vorlage gedient hat. Wurde die Rolle ohne Vorlage angelegt, gelten die Rechte der Rolle Mitarbeiter. Nach einer erneuten Freischaltung gelten wieder die eigenen Rollen.

Eine Übersicht der vordefinierten Rollen findest du hier: Welche Rollen gibt es?