Was sind Abläufe und wie richte ich sie ein?

Mit Abläufen erstellst du standardisierte, geführte Prozesse, die deine Mitarbeitenden bei der Übergabe, Rückgabe oder Prüfung von Inventar Schritt für Schritt durcharbeiten. Ein Ablauf besteht aus einer beliebigen Anzahl von Schritten, die du mit Eingabefeldern, Hinweisen, Fotos, Unterschriften oder Prüfergebnissen füllst. Jeder durchgeführte Ablauf wird als Ablaufprotokoll dokumentiert und ist damit revisionssicher nachvollziehbar.

Typische Einsatzzwecke:

Geräteübergabe ins Homeoffice mit Zustandsdokumentation und Unterschrift
Wiederkehrende Prüfungen (z. B. DGUV V3) mit dokumentiertem Prüfergebnis
Zustandskontrolle bei Rückgabe inkl. Fotos
Aufklärung über Nutzungsbedingungen mit Bestätigung per Unterschrift

Abläufe stehen für alle Inventartypen zur Verfügung: einzelne Werkzeuge, Mengeninventar, Verbrauchsmaterial und Sets. Über die Kategorie-Zuordnung der Hooks steuerst du, für welches Inventar ein Ablauf gilt. Wie die Durchführung im Detail funktioniert, zeigt der Artikel „Wie führe ich einen Ablauf durch?".

Wo du Abläufe findest

Du öffnest die Verwaltung über „Verwaltung" › „Abläufe". Das Erstellen und Bearbeiten von Abläufen steht Administratoren zur Verfügung.

In der Übersicht siehst du alle vorhandenen Abläufe mit den Spalten Titel, Beschreibung, Status und Erstellt am. Über die Filterfelder am Spaltenkopf kannst du die Liste nach Titel, Beschreibung, Status oder Erstelldatum eingrenzen.

Einen neuen Ablauf erstellen

Klicke oben rechts auf „Neuen Ablauf erstellen".
Der Ablauf-Editor öffnet sich mit einem leeren Schritt. Der Ablauf wird zunächst als Entwurf angelegt.
Vergib rechts unter „Grundeinstellungen" einen Namen und optional eine Beschreibung.
Baue die Schritte und Inhalte auf (siehe unten).
Klicke oben rechts auf „Speichern".

Der Editor ist in drei Spalten aufgeteilt:

Links – Schritttypen: die Bausteine, die du in einen Schritt einfügen kannst
Mitte – Aufbau: Titel des Ablaufs sowie die einzelnen Schritte
Rechts – Grundeinstellungen: Name, Beschreibung, Status, Inventar-Informationen und Hooks

Schritte aufbauen

Jeder Ablauf besteht aus einem oder mehreren Schritten. Ein Schritt ist vergleichbar mit einer Seite oder einem Abschnitt, der mehrere Inhaltselemente enthalten kann.

Schritt benennen: Klicke auf den Schritt-Titel (z. B. „Neuer Schritt") und vergib eine aussagekräftige Bezeichnung, etwa „Zustandskontrolle".
Element einfügen: Ziehe einen Schritttyp aus der linken Spalte in den Schritt. Du kannst beliebig viele Elemente in einem Schritt kombinieren.
Weiteren Schritt hinzufügen: Klicke unterhalb des Schritts auf „Schritt hinzufügen".
Reihenfolge ändern: Über das Griff-Symbol (☰) lassen sich Schritte und Elemente per Drag & Drop neu anordnen.

Verfügbare Schritttypen

Texteingabe – Freitextfeld für eine schriftliche Eingabe
Textblock – fester Hinweis- oder Informationstext ohne Eingabe (z. B. Anweisungen, Nutzungsbedingungen)
Zahleninput – Eingabe eines Zahlenwerts (z. B. Zählerstand, Menge)
Ja/Nein – einfache Ja-/Nein-Abfrage
Datum – Auswahl eines Datums
Auswahlfeld (Radio) – Einzelauswahl, bei der alle Optionen sichtbar sind
Einfachauswahl – Einzelauswahl aus einer Liste (Dropdown)
Mehrfachauswahl – Auswahl mehrerer Optionen gleichzeitig
Unterschrift – digitale Unterschrift zur Bestätigung
Bild – Foto aufnehmen oder hochladen (z. B. Zustandsdokumentation)
Prüfergebnis – Festhalten eines Prüfergebnisses (z. B. bestanden/nicht bestanden)
Dokument hochladen – Anhängen einer Datei (z. B. Lieferschein, Zertifikat)
Eigenes Feld beschreiben – befüllt ein definiertes eigenes Feld des Inventars im Rahmen des Ablaufs
Inventar-Status ändern – setzt den Status des Inventars im Verlauf des Ablaufs neu (du legst fest, welche Status zur Auswahl stehen)
Lager umbuchen – bucht das Inventar auf ein anderes Lager und einen Lagerplatz um
Offene Termine erledigen – markiert offene Termine des Inventars als erledigt, optional mit Folgetermin

Die meisten Eingabe-Elemente kannst du über die Option „Pflichtfeld" als verpflichtend markieren — der Schritt lässt sich dann nur mit ausgefülltem Wert speichern.

Nicht jedes Element passt zu jedem Inventartyp. Elemente, die es für den jeweiligen Typ nicht gibt, werden beim Durchführen des Ablaufs automatisch ausgeblendet:

Inventar-Status ändern und Lager umbuchen stehen nur bei einzelnen Werkzeugen zur Verfügung (Mengeninventar und Verbrauchsmaterial haben Bestände je Lager, Sets werden über ihre Werkzeuge verwaltet).
Prüfergebnis und Offene Termine erledigen gibt es bei Werkzeugen und Mengeninventar, nicht bei Verbrauchsmaterial und Sets.
Dokument hochladen, Eigenes Feld beschreiben und alle Eingabe-Elemente funktionieren bei allen Inventartypen.

Du kannst also eine Vorlage für mehrere Inventartypen verwenden — bei einem Set sieht die durchführende Person dann z. B. nur die passenden Elemente.

Aktionen wie Statusänderung, Umbuchung, Prüfergebnis oder Dokumente werden erst wirksam, wenn der Ablauf abgeschlossen wird. Ein abgebrochener Ablauf übernimmt keine Änderungen am Inventar.

Grundeinstellungen

In der rechten Spalte legst du die übergreifenden Eigenschaften des Ablaufs fest.

Name und Beschreibung: Bezeichnung und kurze Erläuterung des Ablaufs. Beide erscheinen in der Übersichtsliste.

Status: Der Status steuert, ob ein Ablauf einsatzbereit ist:

Entwurf – in Bearbeitung, noch nicht nutzbar.
Veröffentlicht – aktiv und für die definierten Auslöser verfügbar. Über „Veröffentlichen" schaltest du einen Entwurf frei.
Archiviert – nicht mehr aktiv, bleibt aber erhalten. Über „Archivieren" nimmst du einen veröffentlichten Ablauf außer Betrieb.

Wichtig: Nach dem Veröffentlichen lassen sich Name, Schritte und Inhalte eines Ablaufs nicht mehr ändern — nur die Hooks bleiben anpassbar. Möchtest du einen veröffentlichten Ablauf inhaltlich überarbeiten, erstelle über „Duplizieren" eine Kopie als neuen Entwurf und archiviere die alte Version nach der Veröffentlichung der neuen.

Inventar-Informationen: Hier legst du fest, welche Stammdaten des Inventars im Ablaufprotokoll mit angezeigt werden. Füge über „Feld hinzufügen" die gewünschten Felder hinzu, z. B. Anzeigename, Hersteller, Modell, Seriennummer, Inventarnummer, Kommentar oder Lager. So sieht die durchführende Person direkt die relevanten Gerätedaten. Felder, die es beim jeweiligen Inventartyp nicht gibt (z. B. die Seriennummer bei Verbrauchsmaterial), werden im Protokoll automatisch weggelassen. Zusätzlich zeigt der Ablauf immer den Inventargegenstand selbst an — bei Mengeninventar und Verbrauchsmaterial mit dem aktuellen Bestand, bei Sets mit den enthaltenen Werkzeugen.

Hooks – Abläufe automatisch starten

Hooks bestimmen, wann und für wen ein veröffentlichter Ablauf gestartet wird. Ohne Hook müsste ein Ablauf jedes Mal manuell ausgewählt werden – mit Hooks lösen ihn bestimmte Ereignisse automatisch aus.

Füge über „Hook hinzufügen" einen Auslöser hinzu. Folgende Auslöser stehen zur Verfügung:

Bei Zuweisung (Sender) – startet beim Ausgeben/Zuweisen von Inventar für die ausgebende Person
Bei Zuweisung (Empfänger) – startet beim Erhalt von Inventar für die empfangende Person
Bei Rückgabe (Sender) – startet bei der Rückgabe für die zurückgebende Person
Bei Rückgabe (Empfänger) – startet bei der Rücknahme für die annehmende Person
Manuell starten (nur Lageristen) – Ablauf kann von Lageristen manuell gestartet werden
Manuell starten (alle Benutzer) – Ablauf kann von allen Benutzern manuell gestartet werden

Verpflichtend: Bei den Zuweisungs- und Rückgabe-Hooks kannst du die Option „Verpflichtend" aktivieren. Ein verpflichtender Ablauf muss abgeschlossen werden, bevor die Zuweisung bzw. Rückgabe gespeichert oder angenommen werden kann. Ohne diese Option ist der Ablauf optional und kann übersprungen werden.

Auf Kategorien einschränken: Jeder Hook lässt sich auf eine oder mehrere Kategorien begrenzen. Der Ablauf greift dann nur für Inventar dieser Kategorien — unabhängig davon, ob es sich um ein Werkzeug, Mengeninventar, Verbrauchsmaterial oder ein Set handelt. Wählst du keine Kategorie aus, gilt der Hook für das gesamte Inventar aller Typen.

Du kannst mehrere Hooks kombinieren (z. B. „Bei Zuweisung (Empfänger)" und zusätzlich „Manuell starten (alle Benutzer)"); jeder Auslöser-Typ lässt sich einmal pro Ablauf verwenden. Speichere deine Auswahl anschließend über „Hooks speichern". Hooks kannst du auch bei bereits veröffentlichten Abläufen noch anpassen.

Einen Ablauf duplizieren

Möchtest du einen ähnlichen Ablauf erstellen, klicke im Editor oben rechts auf „Duplizieren". Inventory ONE legt eine Kopie als neuen Entwurf an, den du unabhängig anpassen kannst – praktisch als Vorlage für wiederkehrende Prozesse.

Tipps für die Praxis

Beginne mit einem Entwurf und veröffentliche erst, wenn alle Schritte stehen.
Nutze Textblöcke für klare Anweisungen, damit der Ablauf selbsterklärend ist.
Setze Pflicht-Bestätigungen über den Schritttyp „Unterschrift" ein, wo eine Bestätigung dokumentiert werden soll.
Schränke Hooks über Kategorien ein, damit Abläufe nur dort ausgelöst werden, wo sie sinnvoll sind.
Hinterlege die wichtigsten Inventar-Informationen, damit das Ablaufprotokoll vollständig und nachvollziehbar ist.

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