Was sind Prüfvorlagen und wie lege ich sie an?

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Mit der Funktion Prüfungen verwaltest du wiederkehrende Prüfpflichten für deine Inventarobjekte zentral an einem Ort - zum Beispiel die DGUV V3, Prüfungen nach BetrSichV oder eigene interne Qualitätsprüfungen. Du legst einmalig eine Prüfvorlage an, ordnest sie einer Kategorie zu und erfasst die Ergebnisse direkt am Objekt. Inventory ONE berechnet die nächste Fälligkeit automatisch und erinnert dich rechtzeitig.

So unterscheiden sich die beiden Begriffe:

• Prüfvorlage: die Definition einer Prüfung – Name, Intervall und mögliche Ergebnisse. Wird einmal angelegt und immer wieder verwendet.
• Prüfung / Prüfergebnis: die konkrete Durchführung an einem Inventarobjekt zu einem bestimmten Zeitpunkt.

1. Prüfvorlage anlegen

Prüfvorlagen werden in den Systemeinstellungen angelegt. Diese Funktion steht Benutzern mit Administrator-Rechten zur Verfügung.

Beim Anlegen einer Vorlage füllst du folgende Felder aus:

• Name – Bezeichnung der Prüfung (z. B. „DGUV V3")
• Beschreibung – optionale Erläuterung, was geprüft wird
• Prüfintervall – legt fest, wie oft die Prüfung fällig ist
• Ergebniswerte – die möglichen Ergebnisse einer Prüfung

Verfügbare Prüfintervalle: wöchentlich, monatlich, halbjährlich, jährlich, 2-jährig sowie benutzerdefiniert (für individuelle Zeiträume).

Ergebniswerte: Standardmäßig stehen die Werte bestanden und nicht bestanden zur Verfügung. Du kannst die Ergebniswerte pro Vorlage aber frei selbst festlegen, falls du differenziertere Bewertungen brauchst.

Vordefinierte Vorlagen

Für einen schnellen Einstieg sind fünf gängige Prüfvorlagen bereits vorbereitet:

• DGUV V3
• HU/AU
• Leiterprüfung
• PSA
• Kettenprüfung nach BetrSichV

Diese kannst du direkt verwenden oder als Ausgangspunkt für eigene Vorlagen anpassen.

2. Prüfvorlage einer Kategorie zuordnen

Prüfvorlagen werden über Kategorien zugewiesen. Sobald eine Vorlage einer Kategorie zugeordnet ist, gilt die Prüfpflicht für alle Inventarobjekte in dieser Kategorie. Das spart dir die manuelle Zuweisung an jedem einzelnen Objekt – neue Objekte in der Kategorie sind damit automatisch erfasst.

3. Prüfergebnis erfassen

Wenn eine Prüfung durchgeführt wurde, hinterlegst du das Ergebnis direkt am Inventarobjekt:

1. Öffne das betreffende Inventarobjekt.
2. Klicke auf Prüfergebnis eintragen.
3. Erfasse die Angaben zur Prüfung:
   • Datum der Prüfung
   • Ergebnis (z. B. bestanden / nicht bestanden)
   • Kommentar (optional, z. B. festgestellte Mängel)
   • Prüfbericht als PDF (optional, als Nachweis)
4. Speichere das Ergebnis.

Auf Basis des hinterlegten Prüfintervalls berechnet Inventory ONE automatisch das nächste Fälligkeitsdatum. Du musst die nächste Prüfung also nicht manuell terminieren.

4. Fristen im Blick behalten

Damit dir keine Prüfung durchrutscht, zeigt dir Inventory ONE den Prüfstatus an zwei Stellen:

• Dashboard – anstehende und überfällige Prüfungen auf einen Blick beim Einstieg.
• Berichte – verschiedene Auswertungen rund um die Prüfungen, etwa zur Vorlage für Audits oder zur Dokumentation gegenüber Versicherungen.

So hast du den Prüfstatus deines gesamten Inventars jederzeit nachvollziehbar dokumentiert und kannst Nachweise im Bedarfsfall schnell vorlegen.