Wie drucke ich Etiketten mit QR-Code oder Barcode direkt am Inventar?

Mit Inventory ONE druckst du Etiketten mit QR-Code oder Barcode direkt aus dem Inventar heraus als PDF. Jede PDF-Seite ist genau so groß wie dein Etikett, damit du sie mit einem Etikettendrucker (zum Beispiel Brother, Zebra oder Dymo) ausgeben kannst. Das funktioniert für Inventar, Sets, Mengenwerkzeug und Verbrauchsmaterial.

Voraussetzung: Etikettenvorlage anlegen

Bevor die Druckfunktion am Inventar erscheint, legt ein Administrator einmalig eine Etikettenvorlage an. Du findest sie in den Systemeinstellungen im Abschnitt Etiketten. Wie du die Vorlage gestaltest, liest du im Artikel Welche Einstellungen kann ich im System vornehmen?.

Solange keine Vorlage gespeichert ist, gibt es am Inventar keine Druckfunktion.

Ein Etikett von der Detailseite drucken

1. Öffne die Detailseite des Inventars, Sets, Mengenwerkzeugs oder Verbrauchsmaterials.
2. Klicke im Abschnitt QR-Codes über der Tabelle auf Etikett drucken (neben „Bestellen“).
3. Bei Mengenwerkzeug und Verbrauchsmaterial steht im Dialog je Lager mit Bestand ein Eintrag. Entferne die Lager, für die du kein Etikett brauchst. Der Code gehört immer zum Bestand in diesem Lager.
4. Prüfe die Zusammenfassung und klicke auf Etiketten drucken.

Du erhältst eine PDF-Datei mit genau einem Etikett, zum Beispiel etikett-ONE-7K3F9P2QX.pdf. Eine Kopienzahl gibt es nicht: ein Klick, ein Etikett.

Mehrere Etiketten aus der Übersicht drucken

1. Wähle in der Inventar- oder Verbrauchsmaterial-Übersicht die gewünschten Objekte aus.
2. Öffne über der Tabelle das Menü Mehr und klicke auf Etiketten drucken.
3. Im Dialog siehst du eine Liste mit einem Eintrag je Etikett. Markiere Einträge, die du nicht brauchst, und entferne sie aus der Liste. Pro Druckvorgang sind höchstens 500 Etiketten möglich.
4. Klicke auf Etiketten drucken.

Du erhältst eine ZIP-Datei mit einer PDF-Datei je Etikett und zusätzlich der Datei etiketten-gesamt.pdf, die alle Etiketten als einzelne Seiten enthält. Bei Mengenwerkzeug und Verbrauchsmaterial steht der Lagername im Dateinamen, zum Beispiel etikett-ONE-7K3F9P2QX-Hauptlager.pdf.

Welcher Code landet auf dem Etikett?

• Hat das Objekt bereits einen QR-Code, wird dieser gedruckt. Bei mehreren Codes nimmt Inventory ONE den ersten; auf der Detailseite kannst du im Dialog einen anderen auswählen.
• Hat das Objekt noch keinen Code, erzeugt Inventory ONE einen neuen. Der Code ist kein langer Zufallswert, sondern kurz und gut lesbar: ein optionales Präfix aus der Vorlage und acht Zeichen ohne verwechselbare Buchstaben wie I, L, O oder U, zum Beispiel ONE-7K3F9P2QX. Jeder Code ist in deinem Konto eindeutig.

Du entscheidest im Dialog mit dem Schalter Codes direkt zuweisen, was mit neuen Codes passiert:

• Eingeschaltet (Standard): Der neue Code wird dem Objekt beziehungsweise dem Lagerbestand sofort zugeordnet. Ein Scan findet das Objekt direkt nach dem Druck. Die Zuordnung erscheint in der Historie des Objekts.
• Ausgeschaltet: Das Etikett wird mit dem neuen Code gedruckt, der Code bleibt aber vorerst nur reserviert. Das ist praktisch, wenn du Etiketten erst später aufklebst oder vorher prüfen willst. Reservierte Codes vergibt Inventory ONE nicht erneut und sie verfallen nicht. Die Zuordnung machst du später wie gewohnt per Scan oder Eingabe, siehe Wie füge ich einem Inventar einen QR-Code hinzu?. Danach verschwindet der Code aus der Liste der reservierten Codes in den Etiketteneinstellungen; dort kannst du ihn auch manuell löschen.

Nach dem Druck zeigt dir eine Meldung die neu vergebenen Codes.

Wer darf Etiketten drucken?

Die Funktion Etikett drucken sieht nur, wer die Berechtigung „Etiketten drucken“ hat (Rechtematrix, Bereich Inventar unter „Weitere Rechte“). Administratoren haben sie für alle Lager, Lageristen für ihre zugewiesenen Lager, Mitarbeiter nicht. Um neue Codes beim Drucken direkt zuzuweisen, ist zusätzlich die Berechtigung „QR-Codes und NFC-Tags zuweisen“ nötig; ohne sie werden neue Codes nur reserviert.

Blanko-Etiketten ohne Inventardaten

Brauchst du Etikettenbögen mit fortlaufenden Codes oder aus einer Excel-Datei, ohne Bezug zu einem bestimmten Inventar, nutzt du weiterhin den Etikettendruck im Hauptmenü.