Wie führe ich einen Ablauf durch?

Ein veröffentlichter Ablauf wird entweder manuell am Inventar gestartet oder automatisch über seine Hooks bei der Zuweisung bzw. Rückgabe ausgelöst. Dieser Artikel zeigt beide Wege und erklärt, wie du einen laufenden Ablauf ausfüllst und abschließt.

Abläufe stehen für alle Inventartypen zur Verfügung: einzelne Werkzeuge, Mengeninventar, Verbrauchsmaterial und Sets. Die Bedienung ist überall gleich — der Button „Ablauf starten" und die Hook-Abläufe in den Zuweisungs- und Rückgabedialogen erscheinen in der jeweiligen Detailansicht.

Einen Ablauf manuell starten

Öffne die Detailansicht des betreffenden Inventars.
Klicke auf „Ablauf starten".
Wähle im Dialog unter „Ablauf auswählen" den gewünschten Ablauf und bestätige mit „Ablauf starten".

Der Button erscheint nur, wenn das Inventar aktiv ist (bei Werkzeugen und Sets auch In Wartung) und mindestens ein passender Ablauf mit einem manuellen Hook veröffentlicht ist. Welche Abläufe angeboten werden, hängt vom Hook ab:

„Manuell starten (nur Lageristen)" — sichtbar für Administratoren und Lageristen
„Manuell starten (alle Benutzer)" — sichtbar für alle Benutzer, auch Mitarbeitende

Automatisch ausgelöste Abläufe

Ist für die Kategorie des Inventars ein Ablauf mit einem Zuweisungs- oder Rückgabe-Hook hinterlegt, erscheint er direkt im jeweiligen Dialog — bei Werkzeugen, Mengeninventar, Verbrauchsmaterial und Sets gleichermaßen:

Bei der Zuweisung:

„Abläufe vor der Zuweisung" — diese Abläufe führst du als ausgebende Person direkt im Zuweisungsdialog aus. Ein als verpflichtend markierter Ablauf muss abgeschlossen sein, bevor du die Zuweisung speichern kannst.
„Abläufe starten" — bei einer Zuweisung mit Benachrichtigung wählst du hier aus, welche Abläufe die empfangende Person durchführen soll. Pflicht-Abläufe sind mit „(Pflicht)" gekennzeichnet, bereits vorausgewählt und lassen sich nicht entfernen.
Die empfangende Person sieht die Abläufe anschließend unter „Erforderliche Abläufe" in der Benachrichtigung am Inventar. Pflicht-Abläufe müssen abgeschlossen sein, bevor die Zuweisung angenommen werden kann.

Bei der Rückgabe:

„Abläufe vor der Rückgabe" — führt die zurückgebende Person aus.
„Abläufe bei Rückgabe (Empfänger)" — führt die annehmende Person (z. B. Lagerist) aus.

Auch hier gilt: Verpflichtende Abläufe blockieren das Speichern, optionale kannst du überspringen. Ein verpflichtender Ablauf muss für jeden Vorgang neu durchgeführt werden: Er gilt nur als erfüllt, wenn er nach der letzten Zuweisung, Übergabe oder Rückgabe dieses Inventars abgeschlossen wurde. Schließt du den Dialog, bevor du speicherst, musst du den Ablauf beim nächsten Öffnen erneut durchführen. Die Prüfung erfolgt auch serverseitig — eine Zuweisung oder Rückgabe mit offenem Pflicht-Ablauf wird abgelehnt, egal über welchen Weg sie ausgelöst wird.

Einen Ablauf ausfüllen

Nach dem Start öffnet sich der Ablauf in einem eigenen Fenster:

Oben siehst du den Inventargegenstand (bei Mengeninventar und Verbrauchsmaterial mit aktuellem Bestand, bei Sets mit den enthaltenen Werkzeugen) sowie die konfigurierten Inventar-Informationen (z. B. Anzeigename, Seriennummer), damit du das richtige Gerät vor dir hast.
Darunter folgen die Schritte. Du kannst sie in beliebiger Reihenfolge öffnen und bearbeiten.
Fülle die Elemente eines Schritts aus und klicke auf „Speichern". Abgeschlossene Schritte werden mit einem Häkchen markiert.
Sind alle Schritte gespeichert, klicke auf „Ablauf abschließen".

Pflichtfelder werden beim Speichern geprüft. Der Abschluss ist erst möglich, wenn alle Schritte erledigt sind — andernfalls erscheint ein entsprechender Hinweis.

Mit „Ablauf abbrechen" verwirfst du einen laufenden Ablauf. Ein abgebrochener Ablauf übernimmt keine Änderungen am Inventar.

Was beim Abschluss passiert

Alle Aktionen eines Ablaufs werden erst beim Abschließen ausgeführt — nicht schon beim Speichern einzelner Schritte:

Prüfergebnis — es wird ein echtes Prüfergebnis zur gewählten Prüfvorlage am Inventar angelegt (inkl. Kommentar und angehängter Dokumente). Nur bei Werkzeugen und Mengeninventar.
Dokument hochladen — die Dateien werden am Inventar hinterlegt (bei allen Inventartypen). Eine Datei darf maximal 75 MB groß sein; größere Dateien werden bereits bei der Auswahl mit einem Hinweis abgewiesen.
Eigenes Feld beschreiben — der Wert wird in das eigene Feld des Inventars geschrieben (bei allen Inventartypen).
Inventar-Status ändern — der neue Status wird gesetzt (sofern nicht „Status nicht ändern" gewählt wurde). Nur bei Werkzeugen.
Lager umbuchen — das Werkzeug wird auf das Ziel-Lager und den angegebenen Lagerplatz umgebucht. Nur bei Werkzeugen.
Offene Termine erledigen — die ausgewählten Termine werden als erledigt markiert, optional mit Folgetermin. Bei Werkzeugen und Mengeninventar.

Elemente, die es für den Inventartyp nicht gibt, werden im Ablauf gar nicht erst angezeigt. Zusätzlich wird jeder abgeschlossene (oder abgebrochene) Ablauf in der Historie des jeweiligen Inventars dokumentiert — bei Werkzeugen, Mengeninventar, Verbrauchsmaterial und Sets. Wie du das Ablaufprotokoll ansiehst und als PDF exportierst, erfährst du im verlinkten Artikel.

Abläufe in der mobilen App

Auch in der App lassen sich Abläufe durchführen — manuell am Inventar oder automatisch bei Zuweisung und Rückgabe. Details findest du im Artikel „Wie führe ich einen Ablauf in der App durch?".