Wie führe ich einen Ablauf in der App durch?

In der mobilen App führst du Abläufe direkt am Inventar durch — zum Beispiel eine Zustandskontrolle bei der Übergabe oder eine Bestätigung per Unterschrift. Das funktioniert für Einzelinventar, Mengeninventar, Verbrauchsmaterial und Sets gleichermaßen. Abläufe werden in der Webanwendung erstellt und verwaltet; in der App werden sie ausgeführt.

Wo Abläufe in der App starten

Es gibt zwei Wege, wie ein Ablauf in der App beginnt:

1. Manuell am Inventar: Öffne die Detailansicht eines Inventars — eines Einzelinventars, Mengeninventars, Verbrauchsmaterials oder Sets (z. B. per Suche oder QR-Code-Scan) — und tippe auf „Ablauf starten". Wähle im Dialog den gewünschten Ablauf aus und bestätige mit „Ablauf starten". Die Aktion erscheint nur, wenn für die Kategorie des Inventars mindestens ein manuell startbarer Ablauf veröffentlicht ist und das Inventar aktiv oder in Wartung ist.

2. Automatisch bei Zuweisung oder Rückgabe: Ist für die Kategorie des Inventars ein Ablauf mit einem entsprechenden Auslöser (Hook) hinterlegt, blendet die App ihn direkt im Zuweisungs- bzw. Rückgabedialog ein:

„Abläufe vor der Zuweisung" — führst du als ausgebende Person aus, bevor du das Inventar übergibst.
„Abläufe" (bei der Zuweisung) — hier wählst du aus, welche Abläufe die empfangende Person bei der Übernahme durchführen soll. Pflicht-Abläufe sind bereits ausgewählt und lassen sich nicht abwählen.
„Abläufe bei der Übernahme" — erscheinen für die empfangende Person in der Zuweisungsbenachrichtigung. Pflicht-Abläufe müssen abgeschlossen sein, bevor die Zuweisung angenommen werden kann.
„Abläufe vor der Rückgabe" und „Abläufe bei der Übernahme" (bei der Rücknahme) — analog beim Zurückgeben bzw. Zurücknehmen eines Inventars.

Als Pflicht markierte Abläufe blockieren den jeweiligen Vorgang: Der Bestätigen-Button bleibt deaktiviert, bis alle Pflicht-Abläufe erledigt sind. Optionale Abläufe kannst du überspringen.

Automatische Abläufe greifen in der App bei der Zuweisung und Rückgabe von Einzelinventar, Mengeninventar, Verbrauchsmaterial und Sets — maßgeblich ist die Kategorie-Zuordnung der Ablauf-Vorlage. Bei Verbrauchsmaterial gelten Ausgabe und Rücknahme als Zuweisung bzw. Rückgabe. Bei Sammel-Zuweisungen über den Warenkorb starten keine Abläufe.

Einen Ablauf ausfüllen

Nach dem Start öffnet sich die Ablauf-Ansicht:

Oben siehst du den Namen des Ablaufs, ggf. eine Beschreibung sowie das Bezugsobjekt des Ablaufs: bei Mengeninventar und Verbrauchsmaterial mit der aktuellen Menge, bei Sets mit dem Set-Inhalt. Darunter folgt die Karte „Inventar-Informationen" mit den wichtigsten Daten (z. B. Anzeigename, Inventarnummer, Seriennummer).
Darunter folgen die Schritte als nummerierte Karten. Du kannst sie in beliebiger Reihenfolge öffnen.
Tippe auf einen Schritt, fülle die Elemente aus und tippe auf „Speichern". Der Schritt erhält in der Übersicht ein Häkchen.
Sind alle Schritte erledigt, tippe auf „Ablauf abschließen".

Wichtig: Ein gespeicherter Schritt ist in der App anschließend schreibgeschützt und kann nicht mehr geändert werden. Prüfe deine Eingaben daher vor dem Speichern. Mit „Ablauf abbrechen" kannst du einen laufenden Ablauf verwerfen — das lässt sich nicht rückgängig machen.

Pflichtfelder werden beim Speichern geprüft; fehlende Eingaben markiert die App direkt am Feld. Ein Abschluss ist erst möglich, wenn alle Schritte gespeichert sind.

Unterschriften und Dokumente

Unterschrift: Tippe auf das Unterschriftsfeld und unterschreibe direkt mit dem Finger auf dem Bildschirm.
Dokumente: Beim Schritttyp „Dokument hochladen" und beim Prüfergebnis kannst du Dateien anhängen (JPG, PNG, PDF, DOC/DOCX). Die App öffnet dazu die Dateiauswahl deines Geräts — darüber erreichst du auch deine Fotomediathek. Vergib anschließend einen Namen und optional eine Beschreibung. Eine Datei darf maximal 75 MB groß sein.

Gut zu wissen

Elemente, die nur für Einzelinventar sinnvoll sind (Statuswechsel, Lager umbuchen, Prüfergebnis, Termine erledigen), zeigt die App bei Mengeninventar, Verbrauchsmaterial und Sets nicht an — die übrigen Schritte des Ablaufs bleiben unverändert.
Abläufe benötigen eine aktive Internetverbindung. Gespeicherte Schritte liegen sicher auf dem Server; noch nicht gespeicherte Eingaben eines Schritts gehen bei Verbindungsabbruch verloren.
Das Erstellen und Bearbeiten von Abläufen sowie das Einsehen der Ablaufprotokolle erfolgt in der Webanwendung unter „Verwaltung" › „Abläufe".
Nach dem Abschluss zeigt die App den Status des Ablaufs an (z. B. „Ablauf erfolgreich abgeschlossen"). Das vollständige Ablaufprotokoll mit Unterschriften und Dokumenten sehen Verantwortliche in der Webanwendung ein.