Wie lege ich eigene Inventar-Status an?

Neben den vier festen Status Aktiv, In Wartung, Ausgemustert und Verloren kannst du eigene Status anlegen, zum Beispiel „Im Kalibrierlabor“, „Reserve-Lager“ oder „Gestohlen“. Für jeden eigenen Status legst du fest, für welche Inventararten er gilt und welche Aktionen mit Inventar in diesem Status möglich sind.

Voraussetzung: Freischaltung für dein Konto

Eigene Inventar-Status sind Teil des Pakets Large und werden pro Konto freigeschaltet. Ist die Funktion aktiv, findest du in den Systemeinstellungen den Bereich Inventar-Status. Du siehst ihn nur, wenn deine Rolle die Systemeinstellungen verwalten darf, bei der vordefinierten Rolle Administrator ist das der Fall. Fehlt der Bereich, ist die Funktion für dein Konto noch nicht freigeschaltet. Wende dich in diesem Fall an unseren Support.

Ohne Freischaltung arbeitest du wie gewohnt mit den vier festen Status, in der Web-Anwendung und in der App.

Die Liste der Status

Der Bereich Inventar-Status zeigt alle Status deines Kontos in ihrer Reihenfolge. Zu jedem Status siehst du:

• das farbige Kennzeichen mit dem Namen, bei den vier festen Status zusätzlich den Hinweis Systemstatus
• den Basisstatus
• die Inventararten, für die der Status gilt
• wie viele der 14 Aktionen erlaubt sind
• wie viele Inventare den Status gerade tragen

In dieser Reihenfolge erscheinen die Status auch in den Auswahllisten beim Statuswechsel. Mit den Pfeilen in der Spalte Reihenfolge verschiebst du einen Status nach oben oder unten.

Einen eigenen Status anlegen

1. Öffne die Systemeinstellungen und wechsle in den Bereich Inventar-Status.
2. Klicke auf Status anlegen.
3. Gib einen Namen ein. Der Name muss in deinem Konto eindeutig sein. Optional ergänzt du eine Beschreibung.
4. Wähle über Farbe auswählen die Farbe des Kennzeichens. Die Vorschau zeigt dir sofort, wie der Status aussieht.
5. Wähle den Basisstatus (siehe unten).
6. Lege unter Gilt für fest, für welche Inventararten der Status angeboten wird: Inventar, Sets, Mengeninventar und Verbrauchsmaterial.
7. Hake unter Erlaubte Aktionen an, was mit Inventar in diesem Status möglich sein soll. Mit Alle auswählen bzw. Alle abwählen setzt oder entfernst du alle Haken auf einmal.
8. Klicke auf Speichern.

Der neue Status steht ab sofort beim Statuswechsel zur Verfügung, am einzelnen Inventar genauso wie in der Mehrfachaktion Neuer Status.

Was bedeutet der Basisstatus?

Jeder eigene Status beruht auf einem der vier festen Status. Dieser Basisstatus bestimmt, wie sich dein Status überall dort verhält, wo das System nach dem Status unterscheidet:

• Aktiv: Das Inventar gilt als verfügbar und zählt in der Auslastung. Termin- und Prüfungserinnerungen laufen weiter.
• In Wartung: Beim Statuswechsel fragt Inventory ONE wie gewohnt das geplante Enddatum ab. Das Inventar ist bis dahin nicht verfügbar, erscheint im Bericht In Wartung und auf der Dashboard-Karte In Wartung. Terminerinnerungen laufen weiter, Prüfungserinnerungen nicht.
• Ausgemustert und Verloren: Beim Statuswechsel gibst du ein Datum an. Das Inventar gilt als Abgang, erscheint im Bericht Inventarabgänge und zählt weder in der Verfügbarkeit noch in der Auslastung. Erinnerungen werden nicht mehr verschickt.

Mengeninventar und Verbrauchsmaterial kennen nur die Basisstatus Aktiv und Ausgemustert. Wählst du einen anderen Basisstatus, lassen sich diese Inventararten nicht auswählen.

Ein Beispiel: Ein Status „Im Kalibrierlabor“ mit Basisstatus In Wartung zeigt im Bericht In Wartung seinen eigenen Namen und das geplante Enddatum. Ältere App-Versionen und die Schnittstelle sehen das Inventar als In Wartung.

Erlaubte Aktionen festlegen

Über die erlaubten Aktionen bestimmst du, was mit Inventar in diesem Status möglich ist. Zur Auswahl stehen:

• Zuweisen
• Reservieren
• Rückgabe anfordern
• Zurücknehmen
• Lager wechseln
• Geschäftseinheit wechseln
• Problem melden
• Ablauf starten
• Prüfung erfassen
• In der Inventur zählen
• In Dispoliste aufnehmen
• Bearbeiten
• Dokumente und Bilder verwalten
• QR-Codes und NFC-Tags verwalten

Nicht erlaubte Aktionen blendet Inventory ONE in den Detailansichten aus. Der Server prüft die Regel zusätzlich bei jedem Aufruf, in der Web-Anwendung, in der App und über die Schnittstelle. Wird eine Aktion trotzdem angestoßen, erscheint die Meldung, dass die Aktion im aktuellen Status des Inventars nicht möglich ist. Inventar in einem Status ohne In der Inventur zählen erscheint nicht in neuen Inventuren, Inventar ohne In Dispoliste aufnehmen fehlt in der Auswahl der Dispoliste.

Die erlaubten Aktionen gelten zusätzlich zu den Rechten der Rolle: Eine Aktion ist nur möglich, wenn der Status sie erlaubt und die Rolle das Recht dazu hat. Zwei Aktionen hängen nie vom Status ab, sondern nur von der Rolle:

• Status ändern: Inventar lässt sich aus jedem Status heraus in jeden anderen passenden Status wechseln. Es gibt keine festen Übergänge zwischen den Status.
• Löschen: Ob Inventar gelöscht werden darf, regelt allein das Recht Inventar löschen.

Die vier Systemstatus

Die festen Status Aktiv, In Wartung, Ausgemustert und Verloren kannst du weder umbenennen noch archivieren oder löschen. Auch ihre Inventararten und erlaubten Aktionen sind fest vorgegeben. Du kannst nur ihre Farbe und ihre Reihenfolge ändern.

• Aktiv erlaubt alle Aktionen.
• In Wartung erlaubt alles außer Zuweisen.
• Ausgemustert und Verloren erlauben weder Zuweisen noch Reservieren, In der Inventur zählen oder In Dispoliste aufnehmen. Zurücknehmen bleibt möglich, damit du ausgegebenes Inventar wieder ins Lager holen kannst.

Einen Status bearbeiten

Klicke in der Zeile des Status auf Bearbeiten, ändere die Angaben und speichere. Solange Inventar den Status trägt, kannst du den Basisstatus nicht mehr ändern und keine bereits gewählte Inventarart entfernen. Neue Inventararten hinzufügen, Name, Beschreibung, Farbe und erlaubte Aktionen anpassen kannst du jederzeit. Geänderte Aktionen gelten sofort für alle Inventare in diesem Status.

Archivieren, reaktivieren und löschen

• Archivieren: Ein archivierter Status lässt sich nicht mehr neu vergeben. Inventar, das ihn noch trägt, behält ihn mit Name, Farbe und erlaubten Aktionen, bis du es in einen anderen Status wechselst. In der Liste ist der Status mit Archiviert gekennzeichnet.
• Reaktivieren: Über Reaktivieren steht ein archivierter Status wieder beim Statuswechsel zur Auswahl.
• Löschen: Einen Status, den kein Inventar mehr trägt, kannst du nach einer Bestätigung endgültig löschen. Wird er noch verwendet, kannst du ihn nur archivieren.

Wo erscheinen eigene Status?

• Detailansichten: Das farbige Kennzeichen zeigt den Namen des Status. Den Status wechselst du wie gewohnt, siehe Wie ändere ich den Status eines Inventars?
• Übersichten: Die Spalte Status der Inventar- und der Verbrauchsmaterial-Übersicht zeigt den Namen, und du kannst danach filtern. Der Standardfilter zeigt alle Status mit Basisstatus Aktiv oder In Wartung, also auch deine eigenen.
• Mehrere Inventare auf einmal: In der Mehrfachaktion Neuer Status stehen die eigenen Status zur Auswahl, die für alle gewählten Inventararten gelten, siehe Wie ändere ich den Status oder das Lager mehrerer Inventare auf einmal?
• Historie: Jeder Wechsel in einen eigenen Status steht mit dem Namen in der Historie, den der Status zum Zeitpunkt des Wechsels hatte.
• Berichte: In allen Berichten mit Inventarspalten zeigt die Spalte Status den Namen und lässt sich danach filtern. Der Bericht In Wartung enthält auch eigene Status mit Basisstatus In Wartung und zeigt das geplante Enddatum. Der Bericht Inventarabgänge enthält eigene Status mit Basisstatus Ausgemustert oder Verloren.
• Export und Import: Der Excel-Export enthält die Spalten Status (Name) und Status-Schlüssel. Beim Import von Inventar, Mengeninventar und Verbrauchsmaterial kannst du in der optionalen Spalte Status den Namen oder Schlüssel eines nicht archivierten Status angeben, siehe Wie kann ich Inventar importieren?
• App: Ab App-Version 10.3 zeigt die App die eigenen Status mit Name und Farbe, bietet sie beim Statuswechsel an, filtert in der Suche danach und blendet Aktionen nach den erlaubten Aktionen aus, siehe Wie ändere ich den Status eines Inventars in der App? Ältere App-Versionen zeigen den Basisstatus.
• Schnittstelle: Die Schnittstelle liefert neben dem Basisstatus die Felder stateKey und stateLabel mit Schlüssel und Namen des Status.

Was passiert bei einer Inventur?

Welches Inventar in einer Inventur gezählt wird, entscheidet die Aktion In der Inventur zählen. Korrekturen beim Abschluss einer Inventur setzen die Systemstatus Verloren oder Ausgemustert. Trägt ein Inventar bereits einen eigenen Status mit demselben Basisstatus, zum Beispiel „Gestohlen“ auf Basis Verloren, bleibt dieser erhalten.

Was passiert, wenn die Freischaltung endet?

Deine eigenen Status bleiben gespeichert, und Inventar behält seinen Status samt erlaubten Aktionen. Neu vergeben und verwalten kannst du eigene Status erst nach einer erneuten Freischaltung. Beim Statuswechsel stehen bis dahin nur die vier Systemstatus zur Auswahl.