Welche Einstellungen kann ich im System vornehmen?

In den Systemeinstellungen konfigurierst du das Verhalten des Systems in mehreren Bereichen. Die folgenden Optionen stehen dir zur Verfügung.

E-Mail-Benachrichtigungen

Ob eine Rolle E-Mail-Benachrichtigungen erhält, legt das Recht E-Mail-Benachrichtigungen erhalten im Bereich Verwaltung der Rolle fest. Solange für dein Konto keine eigenen Benutzerrollen freigeschaltet sind, findest du dafür in den Systemeinstellungen den Schalter Nur Benutzer mit der Rolle Administrator sollen E-Mail-Benachrichtigungen erhalten: Ist er aktiv, verlieren die vordefinierten Rollen Inventarverantwortlicher und Mitarbeiter das Recht, und nur Administratoren erhalten E-Mails.

Lagerverwaltung

• Selbstentnahme-Lager aktivieren: Alle Benutzer können Inventar aus sämtlichen Lagern entnehmen, ohne die Genehmigung eines Inventarverantwortlichen einzuholen.
• Selbstentnahme-Benutzer: Benutzer, die als Selbstentnahme-Benutzer für ein Lager eingetragen sind, können Inventar im Lager abgeben, ohne dass eine Bestätigung durch einen Inventarverantwortlichen erforderlich ist — sofern diese Option aktiviert ist.

App-Funktionen

Die beiden App-Funktionen sind Rechte der Rolle im Bereich Inventar. Solange für dein Konto keine eigenen Benutzerrollen freigeschaltet sind, schaltest du sie hier für die vordefinierten Rollen:

• Globale Suche für die Benutzerrolle (Recht Globale Suche in der App): Ist diese Funktion aktiviert, liefert die App der Rolle Mitarbeiter alle Inventare, Sets und Verbrauchsmaterialien, auch wenn das Recht Inventar sehen nicht auf Alle steht.
• Inventarweitergabe zwischen Benutzern (Recht Weitergabe an Benutzer per Auswahl): Standardmäßig erfolgt die Weitergabe nur durch Scannen des QR-Codes. Mit diesem Recht können Benutzer Inventare direkt an andere Benutzer weitergeben, indem sie aus einer Liste auswählen. Der Schalter gilt für die Rollen Inventarverantwortlicher und Mitarbeiter.

Empfänger-Typen

Hier wählst du aus, welche Empfänger-Typen du im System verwenden möchtest:

• Benutzer
• Mitarbeiter
• Baustellen
• Projekte
• Räume
• Externe Personen
• Subunternehmen
• Schulklassen
• Schüler
• Fahrzeuge

Inventar-Status

Ist die Funktion für dein Konto freigeschaltet (Paket Large), legst du im Abschnitt Inventar-Status eigene Status mit Name, Farbe, Basisstatus und erlaubten Aktionen an und legst die Reihenfolge der Status fest. Bei den vier Systemstatus Aktiv, In Wartung, Ausgemustert und Verloren änderst du nur Farbe und Reihenfolge. Mehr dazu: Wie lege ich eigene Inventar-Status an?

Übergabeprotokoll

Im Abschnitt Übergabeprotokoll legst du fest, welche optionalen Felder im Übergabeprotokoll erscheinen, zum Beispiel die zugewiesenen QR-Codes.

Eigenes Logo

Im Abschnitt Eigenes Logo lädst du bis zu drei Logos hoch:

• Breites Logo und quadratisches Logo: Sie ersetzen das Standard-Logo links oben in der Navigation, je nachdem, ob das Menü ausgeklappt oder eingeklappt ist.
• Logo für Dokumente (PDF): Dieses Logo erscheint auf allen PDF-Dokumenten, die Inventory ONE erzeugt, zum Beispiel auf dem Übergabeprotokoll und dem Ablaufprotokoll. Ein Logo, das du früher im Abschnitt Übergabeprotokoll hinterlegt hast, wird automatisch übernommen. Ohne eigenes Logo wird das Standard-Logo verwendet. Empfohlen ist ein Bild im Querformat als PNG oder JPG.

Ein hochgeladenes Logo kannst du jederzeit ersetzen oder entfernen.

Etiketten

Im Abschnitt Etiketten legst du einmalig die Vorlage für Etiketten fest, die direkt am Inventar als PDF gedruckt werden (siehe Wie drucke ich Etiketten mit QR-Code oder Barcode direkt am Inventar?). Solange keine Vorlage gespeichert ist, gibt es am Inventar keine Druckfunktion. Klicke auf Etikettenvorlage anlegen, um mit einem sinnvollen Startvorschlag zu beginnen.

Links stellst du ein, rechts siehst du sofort die Vorschau in doppelter Originalgröße:

• Druckeinstellungen für alle Inventararten: Größe als Voreinstellung (25 × 13, 40 × 22 oder 72 × 42 mm) oder eigene Breite, Höhe und Rand in Millimetern, Codetyp QR-Code oder Barcode (Code 128), Position des Codes (links, rechts, oben oder nur Code), Codewert als Text unter dem Code und optional dein Kunden-Logo. Die PDF-Seite ist immer genau so groß wie das Etikett.
• Code-Präfix: Bis zu vier Zeichen, die jedem neu vergebenen Code vorangestellt werden, zum Beispiel ONE-. Danach folgen acht zufällige, eindeutig lesbare Zeichen und ein Prüfzeichen.
• Textzeilen je Inventarart: In den Tabs Inventar, Set, Mengenwerkzeug und Verbrauchsmaterial legst du bis zu vier Textzeilen fest. Platzhalter wie {name}, {inventory_number}, {storage} oder {manufacturer} fügst du per Klick ein oder tippst sie mit einer geschweiften Klammer; die Liste zeigt zu jedem Platzhalter die Bezeichnung in deiner Sprache. Benutzerdefinierte Felder erreichst du über {property:Name des Feldes}. Je Zeile wählst du Schriftgröße (automatisch, klein, mittel, groß) und Fettdruck. Leere Felder erzeugen keine Lücken, zu langer Text wird abgeschnitten.
• Vorschau mit echtem Inventar: Wähle ein eigenes Objekt der jeweiligen Art aus, um das Etikett mit dessen Daten zu sehen.
• Probedruck: Erzeugt das Beispieletikett des aktiven Tabs als PDF in Etikettengröße, auch aus dem ungespeicherten Entwurf. Der Beispielcode wird weder vergeben noch reserviert. So prüfst du Drucker, Rolle und Lesbarkeit vor dem Speichern.

Über Etikettendruck deaktivieren schaltest du die Funktion jederzeit wieder ab: Die Vorlage bleibt gespeichert, am Inventar verschwindet „Etikett drucken“, bis du sie wieder aktivierst.

Unter der Vorlage siehst du die reservierten Codes: Codes, die beim Drucken ohne direkte Zuweisung erzeugt wurden. Sie verfallen nicht, werden nicht erneut vergeben und verschwinden aus der Liste, sobald sie per Scan oder Eingabe zugeordnet wurden. Du kannst sie hier auch manuell löschen.

Einstellungen für die vordefinierten Rollen

Die folgenden Einstellungen legen fest, was die vordefinierten Rollen Inventarverantwortlicher (in mein_werkzeugkoffer: Werkzeugverantwortlicher) und Mitarbeiter dürfen. Du findest sie an gewohnter Stelle in den Abschnitten Berechtigungen, Empfänger und Inventar der Systemeinstellungen. Eine Änderung wirkt sofort für alle Personen mit der jeweiligen Rolle.

Für die Rolle Mitarbeiter:

• Notizen schreiben: Mitarbeiter dürfen Notizen an Inventaren anlegen und ihre eigenen Notizen bearbeiten und löschen.
• Alle Inventare sehen: Mitarbeiter sehen in der Übersicht alle Inventare statt nur der ihnen zugewiesenen. Das gilt auch für die zugehörigen Reservierungen, Dokumente und Notizen.
• Kaufmännische Daten sehen: Mitarbeiter sehen Angaben wie Kaufpreis, Lieferant und Garantie.
• Reservierungen für sich selbst: Mitarbeiter dürfen selbstständig Reservierungen für sich anlegen, zum Beispiel über die App.
• Reservierungen für andere Empfänger-Typen: Du wählst aus, für welche Empfänger-Typen Mitarbeiter zusätzlich reservieren dürfen. Möglich sind Benutzer, Mitarbeiter, Baustellen, Projekte, Räume, Externe Personen, Subunternehmen, Schulklassen, Schüler und Fahrzeuge.
• Sichtbare Empfänger-Typen: Du wählst im Abschnitt Empfänger aus, welche Empfänger-Typen Mitarbeiter sehen dürfen (Recht Empfänger sehen). Das gilt in der Web-Anwendung und in der App, auch für Reservierungen fremder Empfänger und beim Scannen eines Empfänger-Codes.
• Globale Suche in der App und Weitergabe an Benutzer per Auswahl: siehe Abschnitt App-Funktionen.
• E-Mail-Benachrichtigungen erhalten: siehe Abschnitt E-Mail-Benachrichtigungen.

Für die Rolle Inventarverantwortlicher:

• Empfänger anlegen und bearbeiten: Du wählst je Empfänger-Typ aus, ob Inventarverantwortliche Empfänger dieses Typs anlegen und bearbeiten dürfen.
• Empfänger archivieren: Du wählst je Empfänger-Typ aus, ob Inventarverantwortliche Empfänger dieses Typs archivieren dürfen.
• Inventar löschen: Inventarverantwortliche dürfen Inventar in den ihnen zugewiesenen Lagern löschen.
• Kaufmännische Daten sehen: Inventarverantwortliche sehen Angaben wie Kaufpreis, Lieferant und Garantie.

Wenn eigene Benutzerrollen freigeschaltet sind

Sind für dein Konto eigene Benutzerrollen freigeschaltet, erscheinen die Einstellungen für die vordefinierten Rollen nicht mehr in den Systemeinstellungen. Du steuerst diese Rechte dann für jede Rolle einzeln unter Einstellungen → Rollen — auch für Inventarverantwortliche und Mitarbeiter. Der zuletzt in den Systemeinstellungen gewählte Stand bleibt dabei erhalten und ist der Ausgangspunkt in der Rollenverwaltung. Alle übrigen Systemeinstellungen bleiben unverändert erreichbar. Mehr dazu: Wie lege ich eigene Benutzerrollen an?