Welche Rollen gibt es?

Das System bringt drei vordefinierte Benutzerrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen mit: Administrator, Inventarverantwortlicher (in mein_werkzeugkoffer: Werkzeugverantwortlicher) und Mitarbeiter. Die Rolle wird beim Anlegen eines Benutzers festgelegt und kann jederzeit durch einen Administrator geändert werden. Ist die Rollenverwaltung für dein Konto freigeschaltet, kannst du zusätzlich eigene Rollen anlegen (siehe unten).

Administrator

Der Administrator hat umfassende Rechte im System und ist in der Regel für die Einrichtung und Pflege zuständig. Zu seinen Aufgaben gehören typischerweise:

Benutzer anlegen, bearbeiten und deaktivieren
Rollen zuweisen und ändern
Lager und Standorte anlegen und konfigurieren
Kategorien und Inventargegenstände verwalten
Systemeinstellungen anpassen
Berichte und Auswertungen einsehen

Es empfiehlt sich, die Administrator-Rolle nur an Personen zu vergeben, die für die technische und organisatorische Verwaltung des Systems verantwortlich sind.

Inventarverantwortlicher / Werkzeugverantwortlicher

Der Inventarverantwortliche (in mein_werkzeugkoffer: Werkzeugverantwortlicher) ist für ein oder mehrere Lager zuständig und übernimmt die operative Verwaltung des Inventars in seinem Bereich. Typische Aufgaben umfassen:

Inventargegenstände in seinem Lager anlegen und bearbeiten
Ausgaben und Rückgaben bearbeiten und bestätigen
Bestände kontrollieren und pflegen
Zustand und Verfügbarkeit von Gegenständen aktualisieren

Ein Benutzer kann gleichzeitig für mehrere Lager als Inventarverantwortlicher eingetragen sein. Er hat keinen Zugriff auf Lager, für die er nicht zuständig ist: Aktions-Buttons in den Detailansichten (z. B. Zuweisen, Statuswechsel, Lager wechseln, Bestandsaktionen) erscheinen nur bei Inventar aus Lagern, in denen er als Lagerist eingetragen ist. Beim Zuweisen stehen ihm nur dann alle Empfänger zur Auswahl — andernfalls ist wie beim Mitarbeiter nur die Selbstentnahme möglich.

Mitarbeiter

Der Mitarbeiter ist die Standardrolle für Endanwender. Der Umfang der verfügbaren Funktionen hängt von der Konfiguration durch den Administrator ab. Je nach Einstellung kann ein Mitarbeiter:

Inventar anfordern oder empfangen
Inventar zurückgeben
Seinen persönlichen Bestand einsehen
Die Verfügbarkeit von Inventar im System prüfen
Ausgeben und Zurücknehmen von Inventar als Lagerhelfer (Mitarbeiter muss am Lager als Lagerist eingetragen werden) – beim Ausgeben stehen ihm dann alle Empfänger zur Auswahl, auch ohne das Recht „Empfänger sehen“
Historie des Inventars aus Lagern einsehen, in denen er als Lagerist eingetragen ist (Recht „Historie“, Stufe „Zugewiesene Lager“)

Aktionen wie das Anlegen neuer Gegenstände oder das Einsehen anderer Nutzerdaten stehen Mitarbeitern nicht zur Verfügung. Diese Regeln werden vom Server bei jedem Aufruf geprüft: Versucht ein Mitarbeiter eine Aktion, für die seine Rolle kein Recht hat, antwortet das System mit „Keine Berechtigung".

Eigene Rollen

Wenn die Rollenverwaltung für dein Konto freigeschaltet ist, findest du unter Einstellungen → Rollen eine Übersicht aller Rollen. Dort legst du eigene Rollen an – leer oder als Kopie einer vordefinierten Rolle – und bestimmst je Recht, was Benutzer mit dieser Rolle sehen und tun dürfen. Auch die Rechte der vordefinierten Rollen kannst du dort anpassen; umbenennen oder löschen lassen sie sich nicht. Eigene Rollen weist du im Benutzer-Dialog im Feld Rolle zu. Die Oberfläche richtet sich nach den Rechten der Rolle: Menüpunkte, Buttons, Spalten und Detailbereiche wie kaufmännische Daten oder Historie erscheinen nur, wenn die Rolle das jeweilige Recht hat. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du hier: Wie lege ich eigene Benutzerrollen an?

Rechte für die Telematik-Anbindung

Ist für dein Konto die Telematik-Anbindung (Telematic ONE) gebucht, enthält jede Rolle den Bereich Telematik mit drei Rechten:

Tracker und Standorte sehen (Stufen „Eigene“ oder „Alle“): GPS-Tracker, ihre aktuelle Position und Karten sehen. Mit „Eigene“ nur die Tracker an Inventar, das der Person aktuell zugewiesen ist; mit „Alle“ die Tracker an allem sichtbaren Inventar sowie noch nicht zugeordnete Tracker.
Tracker zuordnen: Tracker einem Inventar oder Set zuordnen und die Zuordnung wieder entfernen. Zusätzlich ist das Recht nötig, das betroffene Inventar oder Set zu bearbeiten.
Telematik-Anbindung verwalten: Die Anbindung in den Systemeinstellungen einrichten, den API-Schlüssel ändern und die Anbindung trennen. Nur Rollen mit diesem Recht sehen außerdem die Tracker-Übersicht unter Verwaltung → Tracker.

Die vordefinierten Rollen erhalten die Rechte automatisch: der Administrator alle drei, der Inventarverantwortliche „Tracker und Standorte sehen“ (Alle) und „Tracker zuordnen“, der Mitarbeiter „Tracker und Standorte sehen“ (Eigene). Eigene Rollen übernehmen den Stand ihrer Ausgangsrolle und lassen sich anpassen.

Das Recht Tracker und Standorte sehen wirkt auch in der Mobile-App: Der Abschnitt Standort in der Detailansicht und die Übersichtskarte aller Geräte mit Tracker erscheinen nur mit diesem Recht, und die Stufe bestimmt, welche Tracker die App zeigt (Eigene: nur zugewiesenes Inventar, Alle: alles sichtbare Inventar). Ohne das Recht fehlen Abschnitt und Karte in der App ganz. Wie du die Anbindung einrichtest, steht im Artikel Wie verbinde ich Inventory ONE mit Telematic ONE?.

Rolle für API-Keys

API-Keys für die externe Schnittstelle sind an keinen Benutzer, sondern an einen API-Empfänger gebunden und erhalten ihre Rechte über eine eigene Rolle: Ein API-Key mit Schreibrecht arbeitet als Administrator, ein API-Key ohne Schreibrecht mit der vordefinierten Rolle API-Zugriff (nur lesend). Diese Rolle darf alle Daten lesen, aber nichts anlegen, ändern, löschen oder buchen – schreibende Aufrufe beantwortet die Schnittstelle mit „Keine Berechtigung". Du legst API-Keys in der Detailansicht eines API-Empfängers an; das ist nur als Administrator möglich.

Vergleich der Berechtigungen

Benutzer verwalten, Systemeinstellungen, Lager anlegen: nur Administrator
Kategorien anlegen, Daten importieren und exportieren, Prozess-Vorlagen pflegen, API-Schlüssel, Rechnungs- und Zahlungsdaten: nur Administrator
Inventar verwalten (eigenes Lager), Ausgaben & Rückgaben bearbeiten, Berichte einsehen: Administrator und Inventarverantwortlicher
Historie und Änderungsprotokoll eines Inventars einsehen: Administrator und Inventarverantwortlicher; der Mitarbeiter nur für Inventar aus Lagern, in denen er als Lagerist eingetragen ist
Inventar empfangen / zurückgeben: alle Rollen — beim Mitarbeiter abhängig von der Konfiguration
Telematik-Anbindung einrichten, Tracker-Übersicht: nur Administrator (bei gebuchter Telematik-Anbindung)
Tracker zuordnen: Administrator und Inventarverantwortlicher
Standorte der Tracker sehen (Web und App): alle Rollen — der Mitarbeiter nur am Inventar, das ihm zugewiesen ist
Eigenen Bestand einsehen: alle Rollen