Wie werte ich Ausgaben mit Ablauf-Eingaben aus?

Wenn bei einer Ausgabe ein Ablauf durchgeführt wird, erfasst du darin oft zusätzliche Angaben, zum Beispiel die Kleidergröße bei der Ausgabe von Arbeitskleidung oder einen Befund bei der Übergabe eines Geräts. Der Bericht Ausgaben mit Ablauf-Eingaben zeigt dir diese Angaben zusammen mit der Buchung, damit du die Ausgaben vollständig auswerten kannst.

Was der Bericht zeigt

Der Bericht listet alle Ausgaben im gewählten Zeitraum, zu denen ein Ablauf gehört. Das gilt für Inventar, Mengeninventar, Sets und Verbrauchsmaterial gleichermaßen. Je Zeile siehst du Datum, Inventarart, Name, Lager, Empfänger, bei Mengeninventar und Verbrauchsmaterial die Menge mit Einheit, die Kommission sowie die Namen der durchgeführten Abläufe.

Berücksichtigt werden die Abläufe des Absenders und des Empfängers, also Abläufe mit dem Auslöser „Ausgabe, Absender“ oder „Ausgabe, Empfänger“, unabhängig davon, ob sie Pflicht waren oder freiwillig ausgewählt wurden. Nur abgeschlossene Abläufe zählen; abgebrochene oder noch offene Abläufe bleiben außen vor. Ausgaben ohne abgeschlossenen Ablauf erscheinen nicht im Bericht; dafür nutzt du die übrigen Berichte.

Eingabefelder als Spalten

Für jedes Eingabefeld der beteiligten Ablaufvorlagen gibt es eine eigene Spalte in der Gruppe Ablauf-Eingaben. Der Spaltenname entspricht der Beschriftung des Elements in der Vorlage. Sind im Zeitraum mehrere Vorlagen beteiligt, steht der Name der Vorlage vor der Beschriftung, zum Beispiel „Übergabe-Check: Befund“.

Als Spalten erscheinen Elemente der Typen Text, Zahl, Dezimalzahl, Ja/Nein, Datum, Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, Auswahlknopf und Eigenes Feld. Elemente ohne Eingabewert wie Textblock, Unterschrift, Bild, Dokument, Standort, Prüfergebnis, Statuswechsel, Lagerwechsel oder Erinnerung werden nicht als Spalte angezeigt. Bei einer Mehrfachauswahl stehen die gewählten Werte durch Komma getrennt in der Zelle, bei Ja/Nein steht „Ja“ oder „Nein“.

Gehören zu einer Ausgabe mehrere Abläufe, etwa ein Ablauf des Absenders und einer des Empfängers, stehen die Werte aller Abläufe in derselben Zeile.

So rufst du den Bericht auf

Öffne Berichte im Menü.
Wähle unter „Bericht wählen“ in der Kategorie Inventar & Bestand den Bericht Ausgaben mit Ablauf-Eingaben.
Lege den Zeitraum fest. Ausgewertet werden alle Ausgaben, deren Buchungsdatum im Zeitraum liegt.
Klicke auf Anzeigen.

Filtern und exportieren

Über die Spaltenfilter grenzt du den Bericht ein, zum Beispiel auf einen Empfänger, ein Lager oder einen bestimmten Eingabewert. Ein Klick auf den Namen öffnet die Detailansicht des Inventars, ein Klick auf den Empfänger dessen Detailansicht. Mit CSV herunterladen exportierst du das Ergebnis mit allen Spalten, auch den Ablauf-Eingaben, für die Weiterverarbeitung in Excel oder einem anderen Programm.

Voraussetzungen

Damit Werte im Bericht erscheinen, muss die Ablaufvorlage einen Auslöser für die Ausgabe haben und Eingabefelder enthalten. Wie du Vorlagen anlegst und mit einer Ausgabe verknüpfst, liest du in den Artikeln zu den Abläufen. Ausgaben, die vor der Einführung der Abläufe gebucht wurden, haben keinen verknüpften Ablauf und erscheinen daher nicht im Bericht.

Fehlt dir eine Auswertung? Dann lies Mir fehlt ein Bericht, was kann ich tun?.