Wo finde ich Ablaufprotokolle und wie lade ich sie als PDF herunter?

Jeder durchgeführte Ablauf wird als Ablaufprotokoll gespeichert. So hast du jederzeit einen revisionssicheren Nachweis darüber, wer wann welchen Ablauf mit welchen Ergebnissen durchgeführt hat — etwa für Übergaben, Zustandskontrollen oder dokumentierte Prüfungen.

Ablaufprotokoll öffnen

Ablaufprotokolle findest du in der Historie des Inventars, an dem der Ablauf durchgeführt wurde:

Öffne die Detailansicht des Inventars.
Wechsle in die Historie.
Dort erscheinen Einträge wie „Ablauf durchgeführt" oder „Ablauf abgebrochen" — mit Datum und durchführender Person.
Klicke beim gewünschten Eintrag auf „Ergebnisse anzeigen", um das Protokoll zu öffnen.

Inhalt des Protokolls

Das Ablaufprotokoll zeigt:

Name und Beschreibung des Ablaufs sowie Startdatum und Enddatum der Durchführung und die Person, die den Ablauf abgeschlossen oder abgebrochen hat (Durchgeführt von)
Die im Ablauf hinterlegten Inventar-Informationen (z. B. Anzeigename, Seriennummer, Inventarnummer)
Bei Abläufen, die zu einer Buchung gehören (ein Pflichtablauf bei der Ausgabe oder Rückgabe, egal ob direkt gebucht oder per Benachrichtigung angenommen), den Block Buchung mit Buchungsart und Seite (Absender oder Empfänger), Absender, Empfänger, Lager und Buchungsdatum — bei Mengeninventar und Verbrauchsmaterial zusätzlich die gebuchte Menge mit Einheit, bei Sets die enthaltenen Inventare. Manuell gestartete Abläufe ohne Buchung haben keinen Buchungsblock
Alle Schritte mit ihrem Status („Abgeschlossen" / „Nicht abgeschlossen") und den erfassten Werten
Unterschriften als Bild, hochgeladene Dokumente, gewählte Prüfergebnisse, Statusänderungen, Lager-Umbuchungen und erledigte Termine

Bei einem abgebrochenen Ablauf siehst du den Stand zum Zeitpunkt des Abbruchs — Änderungen am Inventar wurden dabei nicht übernommen.

Als PDF herunterladen

Klicke im geöffneten Ablaufprotokoll auf „PDF herunterladen". Inventory ONE erzeugt ein PDF mit den Inventar-Informationen, den Buchungsdaten (falls der Ablauf zu einer Buchung gehört), allen Schritten, den erfassten Werten und den Unterschriften — ideal zur Ablage, für Audits oder zur Weitergabe an Dritte. Die Schritte sind im PDF fortlaufend nummeriert, Unterschriften werden gut lesbar in Originalgröße gedruckt.

Oben auf dem PDF steht das Logo deines Unternehmens, wenn du in den Systemeinstellungen im Abschnitt Eigenes Logo ein Logo für Dokumente (PDF) hinterlegt hast. Andernfalls erscheint das Standard-Logo.

Gut zu wissen

Die durch einen Ablauf erzeugten Ergebnisse findest du zusätzlich direkt am Inventar: Prüfergebnisse beim Inventar bzw. in der Prüfungsübersicht, hochgeladene Dokumente bei den Dokumenten des Inventars, Statusänderungen und Umbuchungen in der Historie.
Das Ablaufprotokoll ist nicht zu verwechseln mit dem Übergabeprotokoll, das bei der Zuweisung von Inventar erzeugt wird.
In der mobilen App werden Abläufe durchgeführt; die Protokolle sehen Verantwortliche in der Webanwendung ein.